Coraz więcej polskich firm, a zwłaszcza startupów, chce podbijać świat. Planując ekspansję zagraniczną należy przygotować strategię, w której ważną rolę odgrywają działania public relations. Jak je przeprowadzić? W poniższym artykule prezentujemy krok po kroku działania, które mają za zadanie doprowadzić do opublikowania naszego komunikatu prasowego, bez korzystania z agencji PR-owej, specjalizującej się w międzynarodowym PR. 

Prowadzenie kampanii PRowych w rodzimym kraju jest o wiele prostsze. Znamy dobrze rynek, wiemy, czego oczekują media i, jeżeli działamy długo w branży, mamy wyrobioną sieć kontaktów. Dzięki temu o wiele łatwiej jest nam dotrzeć szeroko z komunikatem. Sytuacja staje się trudniejsza jeżeli mówimy o mediach zza naszej granicy. Znaczna część startupów planując podbicie zagranicznych rynków rezygnuje z działań PR. Nie wiedzą, jak to zrobić lub uznają takie działania za bardzo drogie. Nic bardziej mylnego! Jednak aby przeprowadzić skuteczną kampanię PRową na zagranicznym rynku, którego nie znamy, musimy podjąć kilka obowiązkowych kroków. 

1) Dobry research bazy mediów

Bez tego ani rusz! Przed rozpoczęciem kampanii za granicą, niezbędne jest zrobienie dokładnego researchu mediów. Które media piszą o tym, co nas interesuje? Jak często publikują materiały? Czy publikują dużo komunikatów prasowych? Do tego dochodzi znalezienie kontaktów do dziennikarzy czy redakcji. 

Wiadomo, że kontakt bezpośredni jest najskuteczniejszy. Mimo że często znalezienie bezpośrednich kontaktów zajmuje dużo czasu – gra jest warta świeczki! Jeżeli przeprowadzimy kilka skutecznych kampanii za granicą, możemy mieć pewność, że relacje te zostaną z nami na dłużej. Kontaktów możemy szukać zarówno na listach redaktorów portalu, ale też przez ich konta na LinkedInie lub Twitterze, dziennikarze i redaktorzy są tam bardzo aktywni. Przez te platformy możemy też porozumiewać się z nimi bezpośrednio – w ten sposób mamy pewność, że wysłana przez nas informacja prasowa czy artykuł będą potraktowane osobiście. Dobrym sposobem na “zaczepienie” dziennikarza będzie też zapytanie go, czy temat X byłby dla niego interesujący lub o ewentualny kontakt do członka redakcji, który zajmuje się takimi tematami. Należy jednak pamiętać, że wysyłanie komunikatów prasowych przez media społecznościowe nie jest dobrze widziane, raczej może zostać to uznane za nachalne.

2) Forma komunikatu prasowego

Wymagane formy mogą różnić między krajami, ale na koniec dnia wszyscy jesteśmy ludźmi - umieszczenie daty w tym czy innym miejscu nie wpłynie na odbiór waszego komunikatu, jeżeli będzie on dobrze napisany i trafi w zainteresowania redaktora. Nie zaszkodzi jednak sprawdzić (przeglądając media z wybranego przez nas kraju), jak wyglądają artykuły tam publikowane. 

Sama treść też musi być dostosowana pod rynek wysyłki – jeżeli odnosimy się do danych, upewnijmy się, że dla kraju A mają one znaczenie, jak np. opisywane miejsca czy dane liczbowe, na które akurat się powołujemy. Kolejnym, bardzo istotnym elementem, jest wysłanie komunikatu w języku, który my sami znamy, aby móc komunikować się i nawiązać relację z dziennikarzem. Najczęściej wybieranym językiem jest angielski, co jest zrozumiałe, nawet w przypadku krajów nieanglojęzycznych.

I na koniec - nie zapominajmy o korekcie tekstu. Jeżeli język, w którym piszemy artykuł, nie jest naszym ojczystym językiem, korekta jest niezbędna. Można skorzystać z profesjonalnego biura tłumaczeń lub native speakera, najlepiej z doświadczeniem dziennikarskim. Jeżeli zdecydujemy się na wysłanie komunikatu prasowego w języku, którego nie znamy, upewnijmy się, że jest ktoś (np. z innego działu firmy), kto jest biegły w danym języku. Nie dopuszczajmy do sytuacji, w której komunikujemy się z dziennikarzem lub redakcją w nieznanym nam języku.

3) Dystrybucja komunikatu prasowego

Najlepiej sprawdzającą się metodą jest wysyłka maila - jest to prawda uniwersalna i nie ma co tu kombinować za dużo. Jedyne, co warto mieć na uwadze, to różnice czasowe. W Polsce najlepszym dniem na wysyłki jest wtorek lub czwartek, godziny poranne. Jednak jeżeli mamy do przekazania ważny komunikat, w tym momencie czas ma znaczenie i lepiej jest przygotować wysyłkę od razu.

To, co sprawdza się wszędzie, to spersonalizowane wiadomości. Jeżeli mamy taką możliwość, zawsze zaczynajmy wiadomość od imienia/nazwiska redaktora. Dobrze jest też odnieść się w wiadomości do artykułów pisanych przez danego autora. Dzięki temu nasz adresat wie, że nie był wybrany na chybił trafił.

No i oczywiście tytuł i treść wiadomości grają kluczową rolę. Te pierwsze zdania mają ogromne znaczenie dla tego, czy odbiorca otworzy nasz komunikat i na niego odpowie. Dobrze jest też w wiadomości zaznaczyć, co mu „oferujemy”. Czy są to wyniki najnowszego badania na temat X, czy proponujemy rozszerzenie tematu przez rozmowę z prezesem, czy coś innego, co jest wartością dodaną samej informacji prasowej.  

4) Follow up po wysyłce

W Polsce jest to o wiele prostsze. Po pierwsze, możemy bez problemu (jeżeli mamy numer 😉 ) zadzwonić do redaktora i porozmawiać o przesłanym przez nas komunikacie. W szczególności, gdy to nie jest nasz pierwszy kontakt i mamy nawiązaną relację. W przypadku wysyłek zagranicznych, często takiej możliwości nie mamy. Wtedy musimy stawiać na skuteczną komunikację mailową i przykładanie dużej wagi do wysyłanych przez nas wiadomości. 

Nawiązanie relacji z dziennikarzami może oznaczać też tyle, że w przyszłości to oni będą się do nas zgłaszać po konkretne tematy, to się najczęściej zdarza w mediach specjalistycznych. Jest też opcja wpisania się na listę mailingową danej redakcji. Dzięki przesyłanym w mailach planom publikacji wiemy od razu, czy mamy gotowy materiał w danym zakresie lub też czy możemy taki przygotować. Podejściem, które może przynieść dobre rezultaty będzie też zrobienie kilku wysyłek prasowych na mniejszą skalę i stopniowe poszerzanie swojej sieci kontaktów.

Wskazane w artykule elementy mogą wydawać się proste, jednak czasami o tych najprostszych zasadach najłatwiej zapomnieć. Dają one gwarancję skuteczności naszej kampanii PRowej, dlatego warto poświęcić więcej czasu na odpowiednie jej przygotowanie.